Nelle scorse settimane, sulla nostra pagina Facebook abbiamo provato a fare il punto sull’obbligo del certificato verde sui luoghi di lavoro, sia pubblici che privati. Questa volta, poniamo l’attenzione sugli adempimenti che tale obbligo comporta per i datori di lavoro e quali sono i risvolti in materi di privacy.
COSA PREVEDE IL DECRETO LEGGE 21 SETTEMBRE 2021 n. 127
Dopo l’obbligo vaccinale per il personale sanitario, l’obbligo di presentare la certificazione verde per fruire di alcuni servizi e attività e, successivamente, l’impiego del medesimo documento per il personale della scuola e dell’università, con il predetto decreto legge, viene esteso l’utilizzo del c.d. green pass a tutti i lavoratori, pubblici e privati, anche esercenti attività di lavoro autonomo, puntando all’intera platea facente parte del mondo del lavoro. Di fatto il possesso e l’esibizione del certificato sono obbligatori per accedere ai luoghi di lavoro da parte di chiunque a qualsiasi titolo, fino alla cessazione dello stato di emergenza sanitaria. Le stesse disposizioni si applicano a tutti coloro che svolgono, a qualsivoglia titolo, la propria attività lavorativa, di formazione o di volontariato nei luoghi di lavoro, anche sulla base di contratti esterni.
Fanno eccezione solo i soggetti esenti dalla campagna vaccinale sulla base di idonea certificazione medica, rilasciata secondo i criteri stabiliti dal ministero della Salute che, nel rispetto della normativa in materia di privacy, è priva della motivazione clinica dell’esenzione. Sono altresì esonerati, non accedendo fisicamente a nessun luogo di lavoro comune, i lavoratori che operano con modalità a distanza (telelavoro – smart working), che pertanto, non saranno tenuti a dichiarare la propria posizione né ad esibire alcunché.
I CONTROLLI E CHI LI EFFETTUA
Sono i datori di lavoro a dover assicurare e verificare il rispetto delle prescrizioni. Innanzitutto, essi saranno tenuto ad una preventiva informazione da rendere ai propri lavoratori al fine di portarli a conoscenza delle novità procedurali e delle metodologie di controllo adottate per arginare la diffusione del contagio nelle attività produttive. Appare opportuno, inoltre, che si proceda all’aggiornamento del Documento di Valutazione dei Rischi con le nuove disposizioni in materia di controllo introdotte dall’azienda e con la valutazione dei rischi connessi al personale addetto alle verifiche.
Il Decreto poi, stabilisce due obblighi a carico dei datori di lavoro, pubblici e privati:
1. l’obbligo di definizione – entro il 15 ottobre 2021 – delle modalità operative per l’organizzazione delle verifiche, anche a campione;
2. l’obbligo di svolgimento delle verifiche (dal 15 ottobre 2021).
Con riguardo al primo punto, varie potranno essere le modalità prescelte per verificare il possesso del Green Pass da parte dei lavoratori tenendo inevitabilmente conto delle caratteristiche specifiche dell’organizzazione aziendale e del numero dei dipendenti, pertanto i datori di lavoro devono:
– Pianificare preventivamente le modalità operative delle procedure di verifica;
– Individuare il/i soggetto/i incaricato dell’accertamento;
– Formalizzare la designazione dei soggetti incaricati.
Operativamente, lo strumento ufficiale per la verifica del Green pass è l’App “VerificaC19”, che può essere scaricata gratuitamente sia su Android che iOs. Una volta assegnato all’incaricato un dispositivo mobile come tablet, cellulare o pc con QR-code scanner e installata l’applicazione, è sufficiente inquadrare il Qr Code associato alla certificazione verde: il dispositivo segnalerà, anche senza la necessità di avere una connessione internet (offline), la validità o meno del Green pass, indicando il nominativo e la data di nascita del soggetto ai fini della verifica dell’identità. Il datore di lavoro (o i soggetti delegati) è tenuto a leggere il QR Code della certificazione verde Covid-19, che si può esibire in formato cartaceo o digitale, accertandosi della validità e dei dati identificativi (nome, il cognome e la data di nascita dell’intestatario della stessa). Su richiesta del verificatore, il lavoratore è tenuto a esibire un proprio documento di identità, ai fini della verifica di corrispondenza dei suddetti dati anagrafici. La richiesta è fatta su base discrezionale ma si rende necessaria quando appaia manifesta l’incongruenza con i dati anagrafici contenuti nella certificazione.
Attenzione: la verifica andrà fatta quotidianamente, preferibilmente all’accesso ai luoghi di lavoro, ma non è possibile chiedere ai dipendenti di inviare il Green Pass al datore di lavoro né conservarlo su strumenti o supporti informatici, non è consentito richiedere informazioni in merito ai presupposti per il rilascio della certificazione (se con vaccinazione, guarigione o effettuazione del tampone), né sarà possibile annotare qualsiasi dato su nessun registro o elenco; il controllo andrà quindi effettuato in presenza e non dovrà comportare la conservazione del certificato.
Per quanto attiene alla nomina del/degli incaricati alla verifica in luogo del titolare, il Decreto non prevede particolarità o requisiti specifici: potrà essere il titolare stesso, un dipendente oppure un soggetto esterno. Le attività da assegnare all’incaricato sono due: una è la verifica del possesso del green pass da parte di chi accede al luogo di lavoro e l’altra è l’accertamento delle violazioni. L’atto formale di nomina non deve essere in bianco e neppure scarno, ma deve riportare specifiche istruzioni relative ad entrambe le attività. Qualora l’incaricato dell’accertamento accerti la violazione, consistente nell’accesso ai luoghi di lavoro senza certificato verde (e non l’eventuale esisto negativo del controllo effettuato ed in relazione al quale viene inibito l’accesso), trasmetterà opportuna comunicazione al Prefetto, il quale eleverà la sanzione.
Va evidenziato che entrambi in compiti assegnati all’incaricato, avendo riguardo all’accesso a dati personali, ricadono nell’ambito di applicazione del Gdpr che impone la nomina quale responsabile del trattamento dei dati dei soggetti verificati e l’obbligo di impartire apposite istruzioni all’autorizzato al trattamento stesso, nonché istruzioni concernenti i profili della sicurezza del trattamento ed altresì a fornire formazione idonea. Inoltre, non va trascurato che, poiché si applica la legge generale sulle sanzioni amministrative, la n. 689 del 1981, il soggetto accertatore deve in qualche modo verbalizzare l’attività svolta, dando atto del soggetto trasgressore e delle circostanze di luogo e di tempo della trasgressione, degli avvisi a riguardo del prosieguo della vicenda con trasmissione degli atti al Prefetto. Resta discutibile la possibilità concreta, per il soggetto incaricato, di procedere alla contestazione della violazione in quanto funzione attribuita a soggetti non dotati di alcun potere ispettivo. Non trattandosi di un ruolo assimilabile a quello dei pubblici ufficiali nell’esercizio delle proprie funzioni, il trasgressore potrebbe legittimamente rifiutare di fornire le proprie generalità e risultare quindi difficilmente perseguibile (in particolar modo se non appartenente all’organigramma aziendale, ma lavoratore di ditte esterne).
Per i datori di lavoro che non verificano il rispetto delle regole e che non predispongono le modalità di verifica è prevista una sanzione da 400 a 1.000 euro e, in caso di recidiva, la sanzione amministrativa è raddoppiata. Nessuna sanzione è prevista in caso di accertata presenza di lavoratori “trasgressori” nei locali aziendali, ben potendo il datore limitarsi alla dimostrazione di aver definito le modalità di effettuazione dei controlli (documentabile, ad esempio, attraverso la redazione di un piano aziendale specifico) e la designazione formale di un incaricato addetto alla verifica (documentabile con l’esibizione dell’atto controfirmato per accettazione dal lavoratore individuato).
Inoltre, le aziende che effettueranno controlli a campione sul personale non incorrono in sanzioni qualora durante un controllo degli organismi di vigilanza istituzionali dovesse essere riscontrata la presenza di lavoratori privi di Green Pass, se i controlli sono stati effettuati nel rispetto di adeguati modelli organizzativi in base alle previsioni del decreto-legge n. 127/2021, vale a dire adottando e attuando una apposita procedura organizzativa per le verifiche, che fa venir meno la responsabilità del datore di lavoro.
SE UN LAVORATORE E’ SENZA GREEN PASS?
Il lavoratore non in possesso del Green Pass o che si rifiuti di esibirlo al momento dell’accesso al luogo di lavoro è considerato assente ingiustificato senza diritto alla retribuzione o a qualsiasi forma di compenso (comunque denominato), fino alla presentazione del certificato verde e, comunque, non oltre il 31 dicembre 2021, termine di cessazione dello stato di emergenza, senza conseguenze disciplinari e con diritto alla conservazione del posto di lavoro. Appare possibile, comunque, che il lavoratore sprovvisto di green pass, previa concessione del datore di lavoro e compatibilmente con le mansioni per le quali è assunto, possa continuare a rendere la prestazione lavorativa in smart-working.
Se il lavoratore accede al posto di lavoro senza la certificazione verde è prevista una sanzione da 600 a 1500 euro, raddoppiata in caso di recidiva. La contestazione/notificazione dell’illecito amministrativo (ai sensi dell’art. 14 della legge n. 689/1981), con la relativa irrogazione delle sanzioni, spetta, esclusivamente al Prefetto al quale l’incaricato dei controlli è obbligato a trasmettere gli atti dell’accertamento. Si rileva, altresì, che in tale ultima fattispecie, potrà essere aperto un procedimento disciplinare ai sensi dell’art. 7, legge 20 maggio 1970, n. 300, in capo al lavoratore che, cosciente dell’obbligo di possesso del green pass, abbia fatto, comunque, accesso ai locali aziendali.
IMPRESE CON MENO DI 15 DIPENDENTI
I lavoratori di aziende con meno di 15 dipendenti potranno essere sostituiti temporaneamente dal proprio datore di lavoro nel caso in cui siano sprovvisti di Green Pass. Dopo il quinto giorno di assenza ingiustificata il datore di lavoro può sospendere il lavoratore per la durata corrispondente a quella del contratto di lavoro stipulato per la sostituzione, comunque per un periodo non superiore a dieci giorni, rinnovabili per una sola volta, e non oltre il termine del 31 dicembre 2021.
GREEN PASS: QUADRO DELLE SANZIONI.
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